Según la normativa mercantil: Las facturas deben conservarse, al menos, por 6 años. Artículo 30 del Código de Comercio.
Según la Administración tributaria: Las facturas deben conservarse, durante los 4 años siguientes desde que se presenta la declaración del impuesto.
¿Por qué debemos guardas las facturas?
La Ley General Tributaria establece que se deben conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan obligaciones tributarias.
La factura es el documento mercantil que recoge la información referente a la compra o venta de un bien o prestación de un servicio y que justifica una operación comercial entre dos partes.
Los autónomos están obligados a guardar sus documentos por dos motivos:
- El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe resguardarse por 6 años.
- Hacienda que obliga a conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.
En consecuencia: Para saber por cuánto tiempo hay que conservar las facturas, debemos acudir a la normativa de cada tributo.
1. Guardar facturas en el IRPF.
Se deberán guardar durante 4 años desde que se presenta la declaración de la renta de las personas físicas; los justificantes y documentos que acrediten los gastos, ingresos, reducciones y deducciones, (como la declaración de la Renta se presenta al año siguiente de las operaciones, el IRPF suele requerir que, al menos, guardemos cinco años las facturas). Los autónomos o profesionales que realicen actividades económicas deberán conservar las facturas durante 6 años.
2. Guardar facturas en el IVA.
Según la Ley del IVA, las facturas han de conservarse hasta la prescripción del impuesto, que es de 4 años. Este plazo comienza desde que se presenta la declaración de IVA (modelo 303) en facturas emitidas, recibidas y justificantes de gastos.
En caso de estar en el régimen especial de oro de inversión, el período de conservación de facturas asciende a cinco años.
3. Guardar facturas en el Impuesto sobre Sociedades
A partir de 2015, con las novedades fiscales la Administraciones puede comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación durante 10 años, deberemos conservar las facturas durante 10 años a partir de la prestación del Impuesto de Sociedades (modelo 200).
En el caso que hubiese pérdidas fiscales, el plazo comenzaría a contar, desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.
En definitiva, según los plazos previstos en las normas, lo apropiado será conservar las facturas durante:
| Materia | Prescripción | Normativa |
|---|---|---|
| Contable y mercantil. Conservación | 6 años | Art. 30 CC |
| Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Laboral. Infracciones | 3 años | Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Seguridad Social. Infracciones | 4 años | Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones | 5 años | Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social | 10 años | Art. 131 Ley Orgánica 10/1995 |
Otros plazos para otras operaciones para tener en cuenta:
- Préstamos: hasta que sean devueltos.
- Inmovilizado: hasta que esté totalmente amortizado o se venda.
- Bienes de inversión: hasta el cumplimiento del plazo de regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).